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Credit Card Ausgleichsbuchungen: A Merchant's Most Difficult Challenge

Geschrieben von William Hamilton

Joe F. Kaufmann, eine erfolgreiche E-Commerce-Geschäft Eigentümer, öffnet einen Brief von der Ausgleichsbuchung Departement für seine Kreditkarten-Unternehmen. "Was ist das?", Fragt er sich immer, intuitiv zu wissen, dass dies nicht eine gute Nachricht. Seine Vermutungen sind bewährte korrigieren, wenn er dies liest Retrieval-Anfrage-Formular, wo er muss die Informationen über eine bestimmte Transaktion. Obwohl keine spezifischen Grund dafür ist, angeboten, warum diese Anfrage wurde initiiert, Joe weiß, dass er erfüllen muss, um eine Kreditkartenrückbuchung -, wo die Mittel können aus einem Handelsschiff das Konto aufgrund einer Vielzahl von Gründen zurück und stellte in einer gegebenen Kunden in Rechnung gestellt.

Joe grübelt, was falsch gelaufen ist mit dieser Transaktion. Ist es möglich, dass ein Mitglied von seinen Mitarbeitern akzeptiert eine ungültige Kreditkarte (zB Datum abgelaufen ist)? Gab es ein Fehler der Verarbeitung (zB eine Eingabe Fehler begangen worden ist, wo das falsche Konto wurde belastet)? Diese Szenarien sind sehr unwahrscheinlich, Joe entscheidet. In aller Wahrscheinlichkeit, ein Kunde hat bestritten entweder a) die Gültigkeit der Transaktion (dh, ob der Kunde die Transaktion genehmigt hat), oder b) die Qualität der Dienstleistung und / oder Produkt (dh, der Kunde hat die Unzufriedenheit geäußert und will ein Erstattung).

Nach den Leitlinien von Visa, Mastercard, American Express und Discover, Joe F. Händler müssen eine schriftliche Antwort der Korrespondenz, die alle gewünschten Informationen - in eine sinnvolle Weise - in einem Versuch zu widerlegen alle Kreditkartenrückbuchung möglich. (A review Ausschuss wird schließlich trifft eine Entscheidung über die Legitimität einer Ausgleichsbuchung.) Aber die Anfrage Retrieval hat angedeutet, das Datum, an diese Informationen zu erhalten. Wenn der Händler bietet Anhaltspunkte für eine Transaktion nach diesem Datum, wird eine Kreditkartenrückbuchung sich und der Händler, verlieren automatisch die Hard-Dollar verdient, dass er / sie möglicherweise bereits ausgegeben werden.

Online-Händler, wie Joe, Mehr schwierige Hindernisse zu überwinden als Einzelhändler in der Auflösung von Ausgleichsbuchungen. Nach all diejenigen, die generell Zug Kreditkarten haben eines Beleges oder Quittung. Wenn eine Karte nicht Zug durch eine Kreditkarte Terminal-, Einzelhandels-Kaufleute müssen Sie die Karte durch eine manuelle imprinter zu beweisen, dass die Transaktion autorisiert wurde. Im Gegensatz dazu, diejenigen, die Führung von Unternehmen online wird nicht über ein solches physische Eingang zum Nachweis, dass der Kunde ermächtigt den Verkauf. Dies ist der Grund, warum Online-Transaktionen sind in Kategorien wie "Karte nicht vorhanden" oder "Kunde nicht anwesend ist."

Jedes Jahr wird eine Vielzahl von Ausgleichsbuchungen ergeben sich, wenn Kunden behaupten, dass sie nie die Ware erhalten. In solchen Fällen ist es unbedingt notwendig, dass der Händler hat einen Beweis für die Übergabe Hinweis, unter Angabe des Datums mit der Unterschrift des Kunden. Wenn die Unterschrift auf dieser Bekanntmachung gehört zu einer anderen Person (zB Nachbarn), oder auch, wenn der Kunde behauptet, dass er / sie nie unterzeichnet für das Element (Unterschrift ist nicht klar), kann der Händler die Chargeback verlieren. Es ist immer am besten, dass ein Online-Händler mit dem Address Verification System (AVS), um sicherzustellen, dass die Adresse, an die Kreditkarte des Kunden mit der Rechnungsadresse. Darüber hinaus ist es ratsam zu prüfen, für die Visa-oder Mastercard-Code CVV2-Code CVC2 - die drei Ziffern auf Kreditkarten in der Nähe der Unterzeichnung Panel in der Rückseite der Karte - zu helfen, die Gültigkeit eines Verkaufs. Diese Hilfen der Händler bei der Identifizierung eines Karteninhaber in einer nicht-face-to-face-Transaktion.

Of course, der Händler kann dann darauf bestehen, dass der Rechnungs-und Schiff-Adresse die gleiche ist, um die Möglichkeit, Ein Chargeback. (Als zusätzliches Maß an Schutz - wie eine proaktive Manöver - Kaufmann Mai fax ein Kunde eine Bestellung oder Rechnung Formular aus und fragen Sie, dass das Formular per Fax zurück, so dass die Unterschrift des Kunden kann auf Datei. In einem anderen Fall, wenn die Kunde hat ein Chargeback für die Nicht-Lieferung von Waren, vor 30 Tagen ab dem Zeitpunkt der Transaktion aufgetreten ist, der Händler reagieren können, dass genügend Zeit für die Sendung war nicht vorgesehen - vor allem, wenn er / sie einreichen können, die Bedingungen der Vereinbarung, Angabe des Liefertermins. Wenn der Händler weiß, dass die Auslieferung verzögert wird, ist es unbedingt notwendig, sich mit dem Kunden sollte der Kunde daraus die Schlussfolgerung, dass die Sendung wurde nie gemacht. Darüber hinaus mindestens mit Telefon Bestellungen, der Händler kann sogar beschließen, Aufladen der Karte, bis die Lieferung ist abgeschlossen oder kurz vor dem Abschluss.

Die Retrieval Anfrage / Kreditkartenrückbuchung Kampf wird noch komplizierter, wenn der Kunde behauptet, dass das Produkt oder die Dienstleistung nicht leben, bis der Kunde den Erwartungen. Wenn diese Stattgefunden hat, Joe F. Händler muss seine Politik der Erstattung und der Nachweis, dass der Kunde wurde bewusst eine solche Politik.

Wenn ein Produkt erworben wurde, muss der Kunde zurück, bevor ein Chargeback kann begonnen werden -- Zumindest, wenn der Kunde mit einer Visa-oder Mastercard. Es liegt dann an den Händler, wie zu verfahren (dh entweder gewähren oder verweigern eine Rückerstattung). Streitigkeiten bezüglich eines Dienstes fallen in einer sehr grauen Bereich. Zwar ist es zwingend, dass die Kunden Versuch zu arbeiten, eine Vereinbarung mit dem Händler, bevor Sie versuchen, die Zahlung kostenlos zurück, eine solche Konferenz kann dazu führen, dass ein Patt. Der allmächtige Erstattung Politik kann helfen, wenn der Händler, aber es gibt Lücken, der Kunde kann sehr wohl als siegreich. Und Es sollte klar sein, dass jede "Krawatte" geht auf den Kunden über, wenn der Händler nicht bieten können schlüssigen Beweise dafür, dass Dienste erbracht wurden gründliche und geeignet oder wenn es begründete Zweifel, Joe F. Merchant wird nicht nur Zeit verloren haben, mit dem Kunden aber seine Geld. Und wenn der Kunde behauptet, dass die Leistungen nicht erbracht wurden an alle, Joe muss Belege für seine Arbeit auf die Verarbeitung Bank oder ein Vertrag, der Zauber hin, dass er zu leisten, auf einem bestimmten zukünftigen Zeitpunkt. Auch, dass jede inconclusivity Joe erfüllt seine Verpflichtung oder geplant, wird ein dünner Brieftasche für Joe.

Obwohl Joe F. Händler wurde schnell zu entlassen, die Vorstellung, dass der Point-of-Sale-Verarbeitung Fehler passierte, er muss erkennen, dass es Besteht die Möglichkeit, die für den menschlichen Fehler auf eine bestimmte Transaktion. Was geschieht beispielsweise, wenn ein Kunde versehentlich in Rechnung gestellt wurden zweimal für ein Produkt oder eine Dienstleistung? Was passiert, wenn ein Kunde storniert eine wiederkehrende Gebühr Abrechnung ist aber immer noch eine Belastung beurteilt? In der Wirtschaft , Die Liebe zum Detail ist ein Muss. Aber wenn Joe oder ein Mitglied seines Personals zu Unrecht, eine Gutschrift für den Kunden ausgegeben werden muss, eiligst.

Of course, der beste Weg, um zu verhindern, dass Kreditkartenrückbuchungen beginnt mit Joe's Aktionen Und nicht unbedingt die Kunden-Aktionen. Sind Schutzmaßnahmen im Platz um zu verhindern, dass die Verarbeitung Fehler? Zum Beispiel, am Telefon Bestellungen, die bis zum Händler Vertreter gewährleisten, dass alle gegebenen stellig, darunter das Ablaufdatum, ist absolut richtig? Sind Bestellungen per Fax bestätigt ?; Sind Telefonnummern markiert mit der Telefonauskunft?; Sind Kunden zurück per Telefon kontaktiert, um zu bestätigen, die Telefonnummer?

Internet-Bestellungen müssen bewertet werden, zu. Sind präventive Betrugsbekämpfung-Geräten, wie die AHV und CVV2 / CVC2 code beschäftigt? War-Adresse des Kunden überprüft, indem Sie die Karte ausstellenden Bank's Voice Autorisierung Center? (Alternativ, der Händler kann automatisch jede Transaktion, bei der Rückgang gibt es eine Diskrepanz AVS.) Ist die Erstattung Politik leicht zugänglich und beobachtbar Auf der Webseite? Ist ein erkennbares Doing Business As (DBA) mit einem gleichzeitigen Name Telefonnummer erscheinen auf den Kunden "Aussagen? Sind unterzeichnet Ablieferbelege erhalten?

Logik und Intuition sind leistungsfähige Werkzeuge für die Verhinderung Ausgleichsbuchungen, too. Wenn Joe F. Händler hat ein ungutes Gefühl über eine Transaktion (zB der Kunde bereit ist, zur Zahlung zusätzlicher Gebühren für die schnellere Lieferung für eine hohe Ticket-Punkt, der Kunde hat eine innenpolitische Abrechnung, sondern eine ausländische Adresse Versandadresse, etc), er Muss mit Vorsicht vorgehen. High-Ticket Posten sind profitabel, aber riskant und Joe F. Händler muss vor allem seine Sorgfaltspflichten mit solchen Transaktionen.

Ein gelbes Licht erscheinen sollte auch für die Außen-Bestellung, insbesondere jene, die ihren Ursprung Problem aus bestimmten Ländern wie Singapur oder Indonesien. Wahrlich, Joe muss wiegen die Vorteile im Vergleich zu den potentiellen Kosten für die Geschäfte außerhalb der Staaten.

Obwohl Kreditkartenrückbuchungen wecken können ihre häßlichen Kopf für alle Händler, Joe F. Merchant Bewusst, dass durch eine gründliche, hands-on und vorsichtigen Ansatz, kann er sich erheblich verringern oder zu beseitigen, ihre Eintrittswahrscheinlichkeit. Als zusätzliches Maß an Schutz, Joe Geschäfte ethisch und verantwortungsvoll und erreichen zu seinen Kunden, um deren Zufriedenheit. Er wird Beschreiben beispielsweise, Produkte und / oder Dienstleistungen mit genauen Beschreibungen, die eine klare und faire Politik zurückzukehren und einen Dialog, wenn immer möglich, mit dem Kunden - entweder vor, während oder nach einer bestimmten Transaktion.

Advancing Technologie , Um Kunden besser zu erkennen (zB Verified by Visa oder Mastercard SecureCode durch), die dazu dienen, Betrug reduzieren und / oder zu begrenzen Ausgleichsbuchungen. Aber bis Technologie holt mit den oft unberechenbaren Welt des E-Commerce-Chargebacks, Joe F. Merchant Blickt auf eine zuverlässige Lückenfüller Maßnahme: sich.

William Hamilton besitzt eine Zahlung Verarbeitung Unternehmen , IntelliCollect (eine Tochtergesellschaft der United Bank Card), eine Firma bietet kostengünstige Lösungen Zahlungsabwicklung. Dienstleistungen sind gelistet auf: intelli-collect.com